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「受付」係がわかりやすい出欠表の作り方

先日、先輩の二次会がありまして、受付を担当しました。
実は受付やるの初めてで、いろいろ発見がありましたのでメモします。

■受付の役割は幅広い


 
 受付は、出席者とのファーストコンタクトですので、
 出欠管理以外の役割が結構ありました

(多い質問)トイレ、たばこ、クローゼットの場所
      開宴時刻は何時か(新郎新婦状況で遅れるなど)
      ドリンクはもう飲んでいいか?
      ○○さんは来てますか?

 質問のたびにメイン幹事さんに聞くのも大変なので、
 特に「開宴までの情報」は完璧にしておきましょうね。
 それでもわからない場合は「パス」!

 今回のメイン仕事は
 ・出欠管理
 ・お金管理
 ・チェキ案内

 チェキを撮影して、メッセージを書いて、ボックスへ
 会の後半で抽選会に使用する段取りでした。

 いちいち言葉で説明するのも大変なので、A4用紙に大きく
 貼りだしておきました。おかげで、質問はゼロでした。

 プレゼンテーション1 - コピー
 
 メッセージを入れるボックスは会場の借り物だったので、
 付箋で「新郎」「新婦」と書いて、貼り付けておきましたよ。


■受付は2人が安全



 受付開始直後は余裕でさばけますが、
 開宴直前ともなると、どどっと人が押し寄せてきました。
 オペレーション上も安全上も受け付けは2つがいいです。
 (新郎、新婦で窓口はわけない方がストレスなく進むと思います)

 また、お金を預かる立場ですので、ダブルチェックをする意味でも
 2人配置するのは重要です。

 会費だけ先に頂いている方、会費額が変更されてる方を把握しておいて、
 その方のチェックも2人でやる方が安全ですね。

 出欠表もそれぞれ1枚ずつ用意して、
 イレギュラーな情報が入ったら、スキを見て受付係同志、即情報共有が鉄則。
 記憶に頼らず、出欠表にもどんどんメモしましょう(のちのTodoリストになります)。

 さらにおススメなのは、片方の窓口を優先窓口にしておくことで、
 情報の同期が早いですね。

 ★出欠表のテンプレートを作ってみました
 めいぼ - コピー

■金額の計算方法



 ドタキャン、ドタサンも含めて、どうしても人数はぶれます。
 開宴までは情報収集に努めて、途中では人数集計くらいにしておきましょう。

 集計の段階になったら、男女で人数を数えるのではなく、
 金額でカウントするのが計算ミスを防ぐコツです。
 男性だけど、女性会費の方や、会費ゼロの方で計算間違い発生します。

■お釣り準備



 60人規模のパーティーなら、
  1000円札×40枚=40,000
  500円玉×20枚=10,000をベースに会費によって増減額しましょう。

■導線



 寒い季節の二次会では、チェキ撮影の前にコートを脱ぐことになります。
 一番の理想は、コート脱ぐ⇒受付⇒チェキ、ですが、
 受付が玄関にあることが多いので、ワードローブの位置は工夫したいポイント。


■受付の準備物



 ・計算機
 ・ラインマーカー
 ・ボールペン
 ・付箋(何かと便利の最強グッズ)

■チェキを使う場合は



 ・チェキは10枚フィルムで交換です
 ・最初1枚目は空打ちですよ
 ・水性ペンはインクをはじいて書けません、油性ペンで!

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shin

Author:shin

2011年春に挙式をあげました。
僕の体験や失敗が少しでもお役にたてば光栄です。


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